Zásady zpracování osobních údajů

Společenství vlastníků Společenství vlastníků Sekaninova č.p.920, IČ: 26952629, se sídlem Sekaninova 920/6, Husovice, 614 00 Brno, zapsané pod spisovou značkou S 2911 vedenou u Krajského soudu v Brně, jehož jménem jednají Ing. Jaroslav Malý, předseda výboru a Dominik Scavino, místopředseda výboru, jakožto správce osobních údajů,

tímto v souvislosti s účinností Nařízení Evropského parlamentu a Rady Evropské Unie 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení GDPR“) informuje subjekty údajů (převážně vlastníky bytových a nebytových jednotek) o následujícím:

1. Společenství vlastníků Sekaninova č.p.920 (dále jen „SVJ“) je dle Nařízení GDPR označeno za „správce“ osobních údajů. Majitelé bytových a nebytových jednotek, případně nájemci, jsou označeni jako „subjekty“ osobních údajů. Společnost ŠIMEK 96, spol. s r.o., IČ: 64509931, se sídlem Herčíkova 2655/17, Královo Pole, 612 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném pod spisovou značkou C 22899 u Krajského soudu v Brně (dále jen „správcovská společnost“), je jakožto společnost zajišťující správu domu na adresách Sekaninova 920/6, 920/8, 920/10 a Svitavské nábřeží 920/31, 920/33, Brno-Husovice (dále jen „dům“) dalším správcem osobních údajů subjektů. SVJ a správcovská společnost jsou společnými správci dle Článku 26 Nařízení GDPR.
2. Správce SVJ prohlašuje, že poskytuje v souladu s Článkem 24 Nařízení GDPR dostatečné záruky, aby zpracování osobních údajů subjektů údajů splňovalo požadavky Nařízení GDPR a byla zajištěna ochrana práv subjektů. Správce SVJ zavedl vhodná technická a organizační opatření, a to s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.
3. Správce SVJ zpracovává osobní údaje, které jsou poskytnuty majiteli bytových a nebytových jednotek, přičemž zpracováním se rozumí automatizované či manuální ukládání, uchování a archivace osobních údajů v elektronické či v listinné podobě bez dalšího zpracování, to vše za účelem správy domu. Správce SVJ provozuje webovou aplikaci (webové stránky) pro subjekty údajů, v nichž nezbytnou část těchto osobních údajů subjektů údajů ukládá a poskytuje tyto osobní údaje správcovské společnosti jakožto společnému správci k zajištění správy domu, přičemž správcovská společnost provozuje počítačovou aplikaci pro subjekty údajů, v nichž tyto osobní údaje subjektů údajů ukládá. Správce SVJ i správcovská společnost jsou oprávněni poskytovat osobní údaje i třetím subjektům, přičemž jsou povinni zaručit, že tyto třetí subjekty (například rozúčtovatelé tepla a vody, provozovatelé serverů, vývojáři počítačových aplikací apod.) zajistí ochranu osobních údajů subjektů údajů minimálně ve stejné míře, v jaké je poskytuje správce SVJ.
4. Správce SVJ prohlašuje, že neposkytne osobní údaje subjektů údajů k marketingovým a podobným účelům. Správce SVJ nezpracovává genetické a biometrické údaje, ani údaje o zdravotním stavu.
5. Správce SVJ zpracovává osobní údaje poskytnuté subjekty údajů v rámci výkonu správy SVJ dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku a dalších právních předpisů České republiky, kdy zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce dle Článku 6 Nařízení GDPR.
6. Správce SVJ v rámci výkonu správy SVJ zpracovává tyto osobní údaje:
   • identifikační osobní údaje: jméno a příjmení subjektu údajů, adresa bytu, bydliště;
   • kontaktní údaje: doručovací adresa (liší-li se od bydliště), e-mail, telefon;
   • další údaje potřebné pro výkon správy SVJ – číslo bytové nebo nebytové jednotky, velikost podílu na společných částech domu či jednotkách, kontakty na nájemce či jiné kontaktní osoby pro zajištění přístupu do jednotek, číslo bankovního účtu, spojovací číslo SIPO, dále pak náměry podružných měřidel a indikátorů umístěných v bytech a nebytových jednotkách a počet osob rozhodných pro rozúčtování služeb;
7. V případě, že je subjekt údajů v jakémkoli pracovním poměru nebo obdobném vztahu s SVJ (pobírá odměnu za výkon funkce, mzdu nebo provádí pro společenství činnost na dohodu o provedení práce, případně na dohodu o pracovní činnosti), zpracovává Správce SVJ navíc, k výše uvedeným údajům v bodě 6. tohoto dokumentu, také informaci o zdravotním pojištění, rodném čísle a výši příjmů subjektu údajů.
8. Správce SVJ získává osobní údaje od subjektů údajů na základě jejich informace, případně některé údaje zadává subjekt údajů sám přímo do webové aplikace provozované Správcem SVJ. Správce SVJ poskytnuté údaje aktualizuje nebo vymazává.
9. Správce SVJ zpracovává osobní údaje těchto subjektů údajů:
   • členové SVJ, případně jimi určené kontaktní osoby
   • nájemci bytových a nebytových jednotek, pokud jsou členy SVJ určeni jako další kontaktní osoby
   • zaměstnanci SVJ nebo členové statutárních orgánů, kteří pobírají mzdu (pravidelně i jednorázově).
10. Správce SVJ uchovává osobní údaje subjektů údajů po dobu pěti let. V případě, že jsou osobní údaje subjektu údajů uchovávány na základě pracovního nebo obdobného poměru, uchovává Správce SVJ tyto údaje po dobu deseti let. Údaje potřebné pro účely důchodového pojištění uchovává Správce SVJ po dobu třiceti let. Výše uvedené lhůty počínají běžet vždy prvním dnem měsíce následujícím po skončení daného účetního období. Lhůta pro výmaz osobních údajů, které souvisejí se schválením, čerpáním a splácením úvěru počíná běžet až prvním dnem měsíce následujícím po skončení účetního období, ve kterém došlo ke splacení jistiny úvěru. Po uplynutí této lhůty správce veškeré dokumenty obsahující osobní údaje subjektů údajů uchovávané v listinné podobě skartuje, dokumenty uchovávané v elektronické podobě vymaže. V případě že není možná skartace nebo výmaz dokumentů (např. zápisy ze shromáždění vlastníků, které obsahují dlouhodobá rozhodnutí), provede správce SVJ ve stejné lhůtě anonymizaci těchto dokumentů.
11. Správce SVJ se zavazuje uchovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, s nimiž přijde při jejich zpracování do styku. Správce SVJ prohlašuje, že všichni členové výboru SVJ se zavázali k mlčenlivosti a v případě, že osobní údaje bude zpracovávat určený zpracovatel, správce zaváže takového zpracovatele ke stejné mlčenlivosti.
12. Správce SVJ na žádost subjektů údajů poskytne subjektu údajů po prokázání jeho totožnosti, v sídle SVJ či elektronickou cestou bezplatně potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány a pokud je tomu tak, správce SVJ poskytne subjektu údajů zejména tyto informace:
    • účel zpracování;
    • kategorie dotčených osobních údajů;
    • příjemce nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny - plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy;
    • existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Za každé další potvrzení o zpracování osobních údajů správce SVJ účtuje subjektu údajů přiměřený poplatek určený na základě administrativních nákladů.
13. Zjistí-li nebo domnívá-li se subjekt údajů, že zpracování jeho osobních údajů je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právním předpisem, má právo požadovat od správce SVJ vysvětlení a odstranění takto vzniklého stavu či omezení takového zpracování.